Si ja heu instal·lat Odoo al vostre sistema, teniu una base de dades creada (amb o sense dades Demo), i heu instal·lat els mòduls de la localització: Topònims espanyols i Pla general comptable, però no sabeu per on començar, us animem a configurar algunes dades mestres al sistema. Si no és així, abans de seguir us recomanem llegir els següents posts: Com instal·lar Odoo en 6 senzills passos i Abans de començar – Instal·lant la localització.

Un truc/consell: A RGB Consulting, quan els nostres clients fan una formació, els preparem una base de dades de prova per practicar i no preocupar-se del que pugui passar-hi, per la qual cosa recomanem tenir dues bases de dades, una per començar i una altra per provar tot allò que us produeixi dubtes o no sapigueu si podreu corregir després en cas de fallada.

A aquest post parlarem sobre com configurar la companyia dins Odoo i com configurar els usuaris que en faran ús.

Configurar la companyia permetrà, entre altres coses:

• Que en imprimir una factura que emetem apareguin automàticament les dades fiscals correctes.
• Que s'indiqui automàticament a la botiga web, quin és el compte IBAN a què cal ingressar l'import, en cas de seleccionar transferència bancària com a mètode de pagament d'una comanda.
• Que en generar un model de l'AEAT per a la presentació telemàtica les dades de la companyia no hagin de ser introduïdes manualment cada cop.
• I un llarg etcètera.

Tot i que no entrarem tan en profunditat, configurar els usuaris permet assignar-los uns perfils d'accés segons el càrrec, la responsabilitat, la posició, etc.

• Que un usuari de comptabilitat no pugui consultar o modificar l'estat d'un lliurament o que un usuari de magatzem no tingui accés a les nòmines, per exemple.
• Assignar responsables d'àrees, encarregats, per exemple, de segones validacions quan n'hi hagi.
• Donar accés a configuracions tècniques de maneres diferents de cada usuari o per grups.
• Personalització de localització i idioma d'Odoo (entre d'altres) per usuari.
• Etc.

Configuració bàsica dels usuaris:

De moment només en farem una configuració bàsica, ja que encara no s'han instal·lat els mòduls que es necessitaran, per almenys poder fer alguns canvis en altres models o poder rebre correus electrònics de Odoo.

Un cop s'inicia Odoo al nostre navegador, veiem dos menús: un a l'esquerra, vertical, amb tres grups de sub-menús i el de dalt, negre, buit de moment, a falta de mòduls instal·lats. Començarem prement sobre usuaris. Veurem que el nostre usuari (per defecte) és Administrator. Premem sobre aquest. Es obre una fitxa en una vista formulari i polsem a Editar.

Un cop en mode edició, marcarem com actiu el checkbox de Característiques tècniques. Un cop marcat, polsarem a guardar i actualitzarem els canvis polsant sobre el logo d'odoo que hi ha a la cantonada superior esquerra del menú principal.

Ara que l'usuari Administrator (que és el que utilitzeu ara mateix) té permisos per veure les Característiques tècniques, podrem accedir a Companyes al menú esquerre, entre molts altres menús als que ara tindrem accés.

Però abans, canviarem el nom pel de l'administrador, i posarem un compte de correu – Atenció! El login s'haurà de fer amb aquest correu a partir d'aquest moment – per que així rebi correctament les notificacions d'Odoo. Afegir una foto és opcional.

Configuració bàsica de la companyia

A continuació, premem el menú Companyes i després sobre Your company (nom assignat per defecte a la companyia). Tan aviat com s'obri, podrem observar que disposa de 4 pestanyes. En aquest tutorial només treballarem les dades de la pestanya Informació general.

Premerem a Editar per emplenar els camps de l'empresa: adreça, lema, web, telèfon…

Notes:

• Al camp ID d'impost, on cal introduir el NIF de l'empresa, cal afegir-hi el prefix del país (l'espanyol és ÉS). Per exemple: A12345674 cal introduir com ESA12345674.
• A la secció de direcció hi ha un camp on posa Autocompletat a partir de la ciutat, que permet que el sistema suggereixi conjunts de [CP-ciutat-província] només posant la ciutat o el CP. Això és gràcies al mòdul Topònims espanyols que hem instal·lat prèviament.

Continuarem amb Comptes bancaris, on introduirem els diferents comptes bancaris de la companyia. A aquest exemple n'introduirem una del BBVA, però podria ser de qualsevol una altra entitat bancària. Primer de tot, feu clic a Afegeix un element.

S'obrirà una finestra flotant on haurem d'introduir la informació del compte. Si heu instal·lat el mòdul Adaptació dels clients, proveïdors i bancs per a Espanya, amb només emplenar els tres camps superiors (tipus, número i país del banc), el sistema detecta des del compte bancari de quin banc es tracta i importa la informació automàticament del banc. Si es tracta d'una caixa rural petita o d'un banc electrònic nou, que no apareixen a la llista, caldrà crear-los manualment.

Nota: En tipus de compte utilitzar només IBAN ja que els comptes bancaris habituals ja han deixat d'usar-se.

Finalment polsarem Guardar i Tancar. En el cas que el compte bancari fos erroni, en intentar desar les dades de la companyia el sistema ens lliurarà un error perquè aquesta fos revisada.